Cuestiones legales del servicio Cobot para coworkings

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Desde la llegada a España de los coworkings en la última década, el auge de este tipo de espacios no ha dejado de crecer.

Sin embargo, todavía existe un sector de la población que se pregunta ¿qué es un coworking? Pues bien, un coworking es un espacio compartido por diferentes trabajadores, en su mayoría emprendedores y autónomos de diversas empresas, que se utiliza como oficina común. El objetivo primordial de estos espacios es establecer una red de contactos profesionales que favorezcan a todos los usuarios así como ahorrar costes.

Una figura a destacar dentro de los emprendedores y autónomos en coworkings son los influencers. Éstos hacen uso de estos espacios no solo como lugar de trabajo sino como una oportunidad de poder llevar a cabo relaciones con otros profesionales y por qué no, encontrar nuevas marcas con las que realizar campañas. Asimismo, también son muchos los influencers que llevan a cabo una labor publicitaria de los espacios coworking a fin de conseguir que los profesionales abandonen el estilo laboral tradicional y opten por estos nuevos espacios de trabajo. Además, y por si la incidencia de los influencers fuese poca con lo expuesto, también podemos encontrarlos lanzándose como empresarios creando o fundando sus propios coworkings.

Una de las herramientas más populares hoy en día para la gestión de un coworking es Cobot. La misma es un software que intenta facilitar la organización de las tareas diarias de los espacios de coworking. Este software fue creado a principios de 2010 por Upstream-Agile, empresa alemana que opera desde Berlín.

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¿Para qué se usa normalmente? Cobot puede ayudar a un coworking en la realización de diversas tareas. Algunas de ellas serían:

  • Gestionar la recepción, el registro de nuevos miembros, la asignación de planes o la reserva de salas.
  • Realizar un seguimiento de todo lo que ocurra en el coworking y automatizar pagos y facturas.
  • Facilitar la comunicación entre los coworkers a través de una plataforma personalizada donde éstos pueden tener un perfil propio, hacer reservas y conocer al resto de personas con las que comparten espacio.
  • Llevar un control automático de las entradas y salidas de los coworkers cuando se conectan a la red Wi-Fi del espacio.
  • Realizar un análisis de los datos para la creación de estadísticas, como por ejemplo el seguimiento de los miembros, las reservas o los ingresos.

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Ahora bien, cuando contratas Cobot estás aceptando unas condiciones legales con una serie de implicaciones. ¿Cuáles? Vamos a verlo. Las condiciones que podemos encontrar en la web de Cobot son: su Política de privacidad y sus Condiciones del Servicio (que hacen referencia al uso y contratación del mismo).

A nivel de privacidad, hay que tener en cuenta que cuando se usa la web de Cobot se proporciona la siguiente información: nombre del sitio web al que se accede, fecha y hora de acceso, tipo y versión del navegador, sistema operativo del usuario, URL de referencia (la página visitada anteriormente), dirección IP o idioma, entre otras.

Por otro lado, cuando se crea una cuenta de usuario con Cobot, es necesario proporcionar los siguientes datos: correo electrónico, nombre, nombre del espacio, subdominio y país, entre otros.

En cuanto a las bases legales más comunes que se utilizan para gestionar datos personales encontramos: el contrato para gestionar el servicio, el consentimiento para aceptar el envío de newsletter, la obligación legal y el interés público en casos puntuales y el interés legítimo de Cobot para proteger y compartir los datos en algunos casos (en verdad, bastantes casos).

Si bien Cobot no toma decisiones individuales automatizadas, ni realiza profiling, es posible que sí puedan llevarlo a cabo algunos de los terceros con los que colabora (pero no aclara quién).

Para todos los coworking, importante indicar que puede firmarse con ellos un acuerdo de encargado del tratamiento, según el RGPD pero también la normativa alemana en la materia.

Por otro lado, Cobot usa múltiples terceros para prestar el servicio (mensajería interna, gestión de wifi o gestión de pagos, entre otros), estando la mayoría de esos proveedores en EEUU y recogiendo datos personales de los coworkers en el proceso.

Uno de ellos es por ejemplo Intercom, para llevar a cabo la gestión de la mensajería interna. De la misma forma, se hace uso de Stripe, otra empresa de EEUU que sirve para gestionar los pagos. Si bien Privacy Shield o el Escudo de Privacidad, debería dar cobertura a esa transferencia internacional de datos, será bueno saber antes si el proveedor está adherido al acuerdo.

Por otro lado, debe destacarse el tratamiento de datos que puede realizar un tercero como IronWifi. Esta empresa facilita saber si el coworker está o no presente en el espacio mediante la conexión wifi. Si su dispositivo está conectado a la red, indica que está presente, de lo contrario no.

Para ello recoge identificadores de hardware como el MAC o el correo electrónico del coworker dado de alta en el servicio, al igual que otros identificadores de dispositivo y las marcas de tiempo en las que éste accedió a la red local.

Por último, importante recordar que los datos recopilados se almacenan en Amazon Web Services (AWS), en el data center de Dublín. Por tanto, en territorio europeo.

A nivel de términos del servicio, destacar de inicio que el responsable de la actividad de cada cuenta será el propio espacio de coworking. El mismo deberá mantener confidenciales sus datos de inicio de sesión (contraseña) así como evitar el uso no autorizado del servicio por parte de terceros.

Asimismo, el coworking tendrá que informar de inmediato a Cobot si considera que existen indicios de que algún tercero está haciendo un mal uso de su cuenta.

En cuanto al precio del servicio, éste será proporcional al nivel de coworkers para los que se haya contratado el servicio.

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En este sentido, destacar que la contratación es por tiempo indefinido y será válido hasta que alguna de las partes decida resolverlo sin que tengan que dar motivo alguno para ello. Esta resolución del contrato se podrá llevar a cabo al final de cada mes; y, aunque los términos del servicio no hacen referencia a la posibilidad de la devolución de los importes ya pagados si decides resolver el contrato antes de la finalización del mes, entendemos que ésta no se producirá.

Otra cuestión a tener en cuenta por el usuario es que si Cobot detecta que no se ha iniciado sesión en la cuenta durante un periodo de nueve meses, podrá proceder a deshabilitarla o cancelarla y además, podrá otorgar el subdominio que se encontraba asociado a ella a otro usuario. Todo ello sin previo aviso.

Por otro lado, Cobot utilizará la información proporcionada por el cliente para fines de marketing (no muy especificados más allá del envío de newsletter).

Por último, debemos mencionar que en los términos del servicio no se hace referencia a la edad que debe tener el usuario a la hora de usar o contratar el servicio. Aunque entendemos que la edad mínima requerida será, en todo caso, la mayoría de edad.

En conclusión, Cobot sin duda puede ser una herramienta muy útil para facilitar la gestión de tu coworking.

Sin embargo, tiene una serie de aspectos en relación al tratamiento de los datos, tanto del coworking como de sus coworkers, que pueden ser delicados y que deben tenerse muy en cuenta. Debemos tener claro desde un primer momento que Cobot llevará a cabo la cesión de nuestros datos a terceras empresas que no se encuentran en el territorio español sino que tienen sus sedes en EEUU. Además, el hecho de que el software conozca que el coworker está en el espacio a través de los datos que recopila por la conexión wifi puede suponer un problema de privacidad que quizá deba ser consentido de manera expresa e inequívoca por el coworker.

Por último, pero no menos importante, debemos destacar la posibilidad de poder cancelar el servicio en cualquier momento. Si bien es cierto que, a priori, si la cancelación se produce antes de la finalización, el coworking no podrá recuperar, ni parcial ni totalmente, el importe del pago que se haya realizado.

Nos vemos en la próxima entrega de #InfluencerLegal.

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