Workplace, o la entrada de Facebook en el ámbito profesional

Tras más de 2 años de trabajo, Facebook lanzaba esta semana Workplace, su herramienta para que las empresas y sus empleados puedan gestionar el día a día de sus proyectos bajo el conocido entorno de Facebook. Es decir, su feed, sus eventos, grupos y perfiles, pero ahora enfocados al trabajo.

O lo que es lo mismo, una vez conquistado el espacio personal, recordemos que más de una séptima parte del planeta es ya usuaria de Facebook, llega el momento de conquistar el ámbito profesional. Sin embargo, Facebook no es el único interesado en ello. Es decir, Microsoft adquirió este año LinkedIn, Apple no deja de firmar acuerdos con grandes gigantes del mundo corporativo y Google recientemente relanzó su pack de herramientas profesionales.

Por tanto, la sensación es que las grandes multinacionales quieren ahora también jugar un papel activo e importante en el sector profesional. Facebook apuesta fuerte y lanza su propia intranet para empresas y organizaciones, grandes o pequeñas.

¿Cómo lo hace? Pues mediante Workplace, que permite a una empresa: asignar perfiles a sus trabajadores, que estos se organicen en grupos o multigrupos dentro de la misma, que se comparta información de todo tipo y color desde la empresa y entre los trabajadores, mensajería y videoconferencia en tiempo real, calendario, eventos y búsqueda a todos los niveles. Todo ello administrado por la empresa, con hasta 4 tipos de perfiles y bajo la forma más que conocida de Facebook.

Ahora bien, todo ello ocurre y se almacena en los servidores de Facebook. Y si bien se paga por el uso mensual del servicio, es gratuito para ONGs, colegios, universidades y demás entidades relacionadas (Save the Children y Oxfam ya lo usan, por ejemplo).

Por tanto, la apuesta parece seria y agresiva. Y lo dicho, toda la información compartida por empresa y/o trabajadores se aloja en los servidores de Facebook. Parece por tanto buena idea leerse la letra pequeña.

La cuestión sobre los términos y condiciones de Workplace es la siguiente: a través de la auditoría que Ernst & Young hizo del servicio a finales del año pasado, y que la propia Facebook comparte aquí, sabemos por su apartado External Communication que Workplace dispone de: unas Condiciones de Uso y una Política de Privacidad propias, además de la Política de Cookies general. Aunque algo escondidas, Facebook proporciona las Condiciones de Uso Aceptable, la Política de Privacidad y la Política de Cookies de Workplace.

En el texto de las condiciones menciona un Acuerdo Corporativo para Organizaciones que usen Workplace, pero no lo comparte (si alguien lo tiene, lo analizamos con gusto :D).

En ese sentido, su competencia más directa, Slack, lo hace mejor.

En todo caso, lo anterior y la información proporcionada por las múltiples secciones de la web de Workplace, permiten tener suficiente información para hacerse una buena idea de la privacidad del servicio.

13 detalles sobre la privacidad de Workplace

Antes de nada, unos detalles sobre las breves Condiciones de Uso Aceptable de Workplace: a) Workplace es para organizaciones, no para uso personal; b) si lo usas en el entorno de trabajo, su uso puede estar sujeto también a la reglas internas de la empresa en cuanto a utilización de los medios informáticos y; c) Facebook puede limitar o impedir acceso al contenido que alojaste en Workplace por incumplimiento de las condiciones, de su Acuerdo Corporativo o de la ley (aunque procurará avisar con tiempo de ello). :p

Veamos ahora con las cuestiones sobre su privacidad:

1.- Primero de todo, indicar que la Política de Privacidad de Workplace está en castellano pero es de agosto del 2015. Por tanto, cuando todavía el servicio estaba en fase beta. De modo que quizá haya actualizaciones en camino más pronto que tarde.

2.- Para usar Workplace no hace falta tener Facebook. De hecho, son servicios distintos y tu cuenta personal (si la tienes) no se mezclará con la profesional. Por tanto, lo publicado en tu perfil personal no saldrá en el profesional y viceversa. Ahora bien, desde un mismo menú podrás saltar entre un perfil y otro (si tienes los dos). Por tanto, y aunque Facebook dice que los servicios son lo suficientemente distintos desde un punto de vista visual, es cuestión de tiempo que alguien se equivoque y comparta temas personales en la red de trabajo y al revés.

3.- El servicio no incluye publicidad, ni cuando se usa gratuitamente. De hecho, la información recopilada no se utiliza para mostrar anuncios en el perfil de Facebook personal (si el usuario lo tiene). Pero no demos saltos de alegría todavía.

4.- Pueden existir dos tipos de redes: 1) cuando quien te proporciona Workplace es tu empresa, ahí Facebook opera y funciona en nombre de la organización (que es la que controla todo); 2) cuando es Facebook quien directamente te proporciona Workplace (ahí lo llaman autoservicio y en ese caso el control de tu cuenta y datos te pertenece).

Lo más habitual será que el trabajador no tenga control sobre la cuenta y sus datos más allá de lo básico, sino que sea la organización la que haga y deshaga.

5.- En relación a lo anterior, si accedes a Workplace ya que te lo proporciona tu empresa, aceptas que es ella quien controla y ve toda la información que allí compartes.

En ese sentido, la empresa debe establecer las reglas internas propias sobre el uso de medios informáticos de la organización y obtener el consentimiento para procesar los datos en Facebook (que será el encargado del tratamiento).

6.- Al usar Workplace, Facebook recopila tres grandes bloques de información: a) la proporcionada por ti, el resto de trabajadores y/o la organización; b) la recopilada automáticamente y; c) la recibida del grupo de empresas de Facebook.

En cuanto al primer grupo, la información consiste en: datos de contacto, nombre completo, email, género, usuario y contraseña, cargo, departamento, cualquier contenido creado y/o compartido por ti, cualquier mensaje, conversación o dato enviado por compañeros de trabajo y sugerencias que puedan enviarse al servicio.

Respecto al segundo grupo, se trata de datos como: IP, navegador, sistema operativo, datos sobre bloqueos, proveedor de internet, páginas vistas antes y después de usar el servicio, fecha y hora sobre usos o clicks hechos, entre otros datos.

Sobre el tercer grupo, cabe la posibilidad que datos que una empresa de la familia de Facebook tenga sobre mí (WhatsApp o Instagram por ejemplo), se proporcionen a Workplace. Ya apareció la famosa familia.

7.- Toda la información recopilada puede usarse para: mejorar el servicio, comunicar mejoras y feedback a los usuarios, seguridad, personalizar el servicio, relacionar la actividad registrada por una misma persona en dos o más dispositivos, hacer análisis de los datos, mejorar los otros servicios de Facebook (no Workplace en este caso).

8.- ¿En qué casos puede compartir Workplace la información recopilada? Varias situaciones: 1) con la propia empresa para gestión de trabajadores; 2) con los administradores y otros usuarios autorizados para gestionar la red; 3) con proveedores de servicios externos (incluso de EEUU) para ayudar a prestar el servicio; 4) con las empresas de Facebook; 5) con webs, apps o sitios de terceros a los que te conectes vía los servicios de Workplace; 6) en caso de fusión, venta u otros similares; 7) para evitar fraude, cuestiones técnicas o proteger los derechos de Workplace; 8) para lo que requiera la empresa y; 9) sin identificar personalmente a nadie, para detectar tendencias.

9.- Cuando haya un requerimiento legal relacionado con datos almacenados en Workplace (recordamos que esa información está en los servidores de Facebook), siempre se intentará dirigir al solicitante a la empresa. Si la ley no lo impide. En el peor de los casos, Facebook notificaría a la empresa de tal solicitud. Además, las solicitudes de información en materia de protección de datos, siempre se dirigirán a la empresa, a menos que la ley lo impida.

10.- Cuando se utilice Workplace en su modalidad de autoservicio, no habrá notificación ni redirección de ningún tipo. De modo que en caso de requerimiento legal, si Facebook cree que de buena fe la ley se lo permite, responderá directamente.

11.- Los datos compartidos por la empresa y sus trabajadores se alojan en los servidores de Facebook (ver apartado “Data Management” aquí). Los datos siguen siendo de la empresa (faltaría) pero se moverán entre data centers de EE.UU. y otros países. Incluso si son datos del Espacio Económico Europeo ¿Qué ocurre pues con las transferencias internacionales de datos? Bueno, Facebook recuerda que muy recientemente se adhirió a Privacy Shield. Menos da una piedra, supongo.

12.- Workplace implementa sistemas para detectar comportamientos o contenido ofensivo en los datos compartidos, destacándose la pornografía infantil.

13.- Lógicamente, puede cerrarse la cuenta de Workplace si uno emplea la herramienta como autoservicio. Si la usa vía su empresa, ya no depende del usuario sino de la compañía. Además, la empresa puede desactivar o eliminar una cuenta del trabajador, siendo lo más normal desactivar (lo que permite impedir el acceso del trabajador a su perfil pero manteniendo sus datos y contenido). Ahora bien, nada se dice sobre exportar datos cuando una empresa decide marchar (más allá de los eventos a otros calendarios)

En conclusión, Facebook llega al mercado laboral con una oferta muy seria en Workplace. Una ventaja obvia es que todo el mundo conoce Facebook. Por tanto, apostar por algo así pero para el entorno profesional supone poder empezar a usarlo muy rápidamente. Ahora bien, el proyecto me da la sensación que implica meterse en la boca del lobo en materia de privacidad e incluso información confidencial. Quizá no en el corto-medio plazo, pero si funciona, en el largo plazo podemos encontrarnos con montones de empresas alojando los datos de sus empleados, los proyectos que realizan, las conversaciones que tienen y todo lo que gira alrededor de una compañía, en Facebook. Es decir, la mayor base de datos personales de la historia de la humanidad. Ahora todavía más grande… Es demasiado en manos del mismo.

Personalmente no lo haría.

¡Feliz lugar de trabajo!

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